Obieg dokumentów w sekretariacie

Sekretariat jest miejscem przyjmowania interesantów, a co za tym idzie, jest to także miejsce wpływy i wypływu wszelkiego rodzaju pism. W każdym sekretariacie jest ich mnóstwo. Bardzo ważne jest, aby zorganizować sprawny obieg dokumentów, dzięki czemu praca w całej firmie będzie dużo bardziej ułatwiona. Obieg dokumentów powinien się odbywać według ściśle określonych zasad. Obejmuje on przede wszystkim takie elementy jak: przyjmowanie i ewidencję informacji wpływających z zewnątrz, wewnętrzny obieg informacji, opracowanie tychże informacji, czyli rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie, ponadto wysyłanie informacji na zewnątrz a na koniec ich gromadzenia i archiwizowanie. Aby obieg dokumentów był właściwy, w każdym sekretariacie powinien znajdować się dziennik podawczy. Jest to specjalna książka, w której znajdują się wszelkiego rodzaju pisma, które wpłynęły do firmy. Sekretarka musi je odpowiednio posegregować, najlepiej według daty wpływu. Wtedy przekazuje dziennik kierownikowi jednostki, a ten przesyła pisma do odpowiednich wydziałów.

Podobne artykuły